1. Başlarken

Kayıt olduğunuzda vardiya360 otomatik olarak yeni bir kurum açar ve sizi o kurumun yöneticisi yapar. Ekibinizdeki diğer kişiler kendi başlarına kayıt olamaz — onları Kullanıcılar ekranından e-posta ile davet edersiniz; davet edilen kişi aynı e-postayla kayıt olduğunda otomatik olarak sizin kurumunuza, belirlediğiniz rolle katılır.

İlk girişte 7 adımlı Kurulum Sihirbazı sizi karşılar: kurum bilgisi, haftalık çalışma düzeni, ara dinlenme, gece çalışması, fazla mesai politikası, izin politikası ve PDKS toleransları. Sihirbaz tamamlanana kadar hesaplar yasal varsayım değerleriyle çalışmaya devam eder; panelde bir uyarı bu durumu hatırlatır.

2. Vardiya çizelgesi

Çizelge ekranı, personel × gün ızgarasıdır. Bir hücreye tıklayıp vardiya seçersiniz; atama anında kaydedilir. Sistem her atamada üç kuralı otomatik denetler ve ihlal varsa uyarır (kaydı engellemez, kararı planlamacıya bırakır):

• Saat çakışması — aynı anda iki vardiya,
• İki vardiya arası asgari dinlenme (varsayılan 11 saat),
• Günlük azami çalışma süresi (varsayılan 11 saat).

Tekrar eden düzenler için rotasyon şablonu tanımlayıp bir personel kümesine tek seferde uygulayabilir, ya da bir haftanın çizelgesini başka bir haftaya kopyalayabilirsiniz.

3. İzin yönetimi

Personel kendi izin/rapor talebini oluşturur; talep, yetkili yöneticiye düşer ve onaylanana kadar çizelgede yalnız "bekliyor" görünür. Onaylanan talep otomatik olarak ilgili günlerin çizelgesine "İZN" olarak işlenir ve puantaj hesabına yansır. Yöneticiler (izin onay/yönetim yetkisi olanlar) başkası adına da talep oluşturabilir — ama bu talep de aynı onay sırasından geçer, otomatik onaylanmaz.

Onay sırası sabit iki adımdır: önce personelin doğrudan yöneticisi (tanımlı değilse departman yöneticisi — kendi izniyse bu adım atlanır), sonra İnsan Kaynakları rolündeki herhangi bir kullanıcı. Kurum Yöneticisi'ne özel bir adım düşmez, ama tanım gereği her talebi görüp onaylayabilir.

İzin türleri (yıllık ücretli, ücretsiz, rapor/istirahat, mazeret vb.) İzin Türleri ekranından tanımlanır; her tür için ayrı ayrı belirlenir:

Her personelin kıdemine göre hakedişi İzin Hakedişleri ekranında görülür.

4. Vardiya değişimi

Personel, kendi planlı bir vardiyasını başka bir çalışana devredebilir ya da onunla takas edebilir. Bu değişiklik iki aşamalı onaydan geçer:

1. Önce değişimin karşı tarafı (devralacak/takas edilecek kişi) talebi kabul eder,
2. Sonra yetkili yönetici onaylar — onay anında çizelge fiilen güncellenir.

5. PDKS — giriş/çıkış

Personel devam kontrolü dört ayrı kaynaktan beslenir, hepsi aynı havuza (tekil giriş-çıkış kaydı) yazılır:

Mobil QR okutmada konum, lokasyon için tanımladığınız yarıçapın (varsayılan 150 m) dışındaysa kayıt reddedilmez, "konum dışı" damgasıyla yine yazılır ve İK onayına düşer — GPS sapması yaşayan bir çalışan mağdur olmasın diye.

Cihazdan/dosyadan gelip hiçbir personel kartıyla eşleşmeyen hareketler silinmez, Eşleşmeyenler ekranında bekler; personel kartı düzeltildiğinde oradan toplu bağlanabilir.

6. Puantaj ve fazla mesai

Puantaj iki aşamalıdır: önce her gün için tek bir günlük kayıt (durum, süre, sapmalar) üretilir, sonra haftalık değerlendirme yapılır. Fazla mesai haftalık doğar — bir gün 10 saat, ertesi gün 6 saat çalışan birinin hafta toplamı kurumun haftalık normal süresini geçmiyorsa fazla mesaisi yoktur. Hafta tatili ve resmî tatildeki çalışma bu hesaba katılmaz, ayrı kalemde izlenir.

Denkleştirme açık olan kurumlarda haftalık fazla mesai kalemi değil, dönem ortalaması esas alınır.

Resmi tatiller ve köprü günü

Milli bayramlar Resmi Tatiller ekranından tek tuşla üretilir; dini bayramlar (Ramazan, Kurban) hicri takvime göre her yıl kaydığı için elle girilir. Bir tatil tanımlandığında çizelgede o gün "RT" rozetiyle işaretlenir ve puantaj hesabında ayrı kalemde izlenir — haftalık 45 saatlik fazla mesai hesabına katılmaz.

Sistem ayrıca köprü günü önerir: iki tatilin (ya da bir tatil ile hafta sonunun) arasında sıkışan tek iş günleri otomatik bulunur. Önerilen günleri işaretleyip eklediğinizde, o gün de resmi tatil gibi işlenir.

7. Kullanıcı ve rol yönetimi

Kullanıcılar ekranından ekibinize e-posta ile davet gönderirsiniz; davet 30 gün geçerlidir. Davet ederken seçtiğiniz rol yetkiyi belirler — örneğin bir departman yöneticisi yalnız kendi departmanının çizelgesini ve izin onaylarını görür. Google hesabınızla da giriş yapabilir/kayıt olabilirsiniz.

8. Fiyatlandırma

Ücretlendirme, kurumun sistemde takip ettiği lokasyon/şube sayısı üzerinden hesaplanır: aylık ödemede lokasyon başına 1.200 TL (KDV dahil), yıllık peşin ödemede lokasyon başına aylık eşdeğer 1.000 TL (yıllık toplam lokasyon başına 12.000 TL). Kullanıcı (personel) sayısı ücretlendirilmez — ürüne en çok ihtiyaç duyan kurum, en çok personeli olan kurum olduğu için kullanıcı başına ücretlendirme bu kurumu cezalandırırdı. Fiyat değişikliği en az 60 gün önceden duyurulur ve yalnız sonraki faturalandırma dönemine uygulanır.